1. Секретарь: -Обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, канцелярия и тп.), поддержание офиса в порядке и обеспечение всем необходимым; - Прием и распределение входящих звонков и электронной почты; - Отправка/получение корреспонденции через отделение почты России и с помощью курьерской службы; - Коммуникация с обслуживающими компаниями - коммунальщики, оператор связи, поставщики электроэнергии, воды и тп.; - Контроль своевременной оплаты корпоративной мобильной связи, телефонии, интернета в офисе и на складе; - Оформление доверенностей по заданной форме (в ГИБДД, В ФМС, в МФЦ, на Почту, на портале Росавтотранспорт и тп.); - Начисление, контроль над своевременной оплатой и расчет с доп.персоналом (механик, медсестра, уборщица, IT-специалист, ремонтные/отделочные работы в офисе и пр.); - Заказ печатной продукции (визитки и т.п.); - Выполнение других поручений руководителя относительно работы офиса компании; - Работа с оргтехникой. 2. Специалист по кадровому делопроизводству: - Подготовка документов при приеме и увольнении сотрудников (в т.ч. иностранные граждане) - 1. снятие копий документов, предоставление заявления о приеме на работу, помощь в написании заявления, фото+отправка WatsApp гл.буху. 2. Запись в трудовой книжке (на основании приказа). 3. Подготовка ЛД - наполнение, контроль за наличием ВСЕХ необходимых документов (приказ, личная карточка, заявление, трудовая книжка и пр.) и данных. 4. Проведение инструктажей, ознакомление с ЛНА, сбор подписей в журналах; - Подготовка документов при оформлении отпусков (в т.ч. иностранные граждане) - 1. предоставление заявления на отпуск, помощь в написании заявления, фото+отправка WatsApp гл.буху. 2. Внесение записей в ЛД - контроль за наличием ВСЕХ необходимых документов (приказ, заявление и пр.) и данных; - Подготовка уведомлений при переносе отпусков работникам, Приказ о внесении изменений в действующий график отпусков; - Ведение журналов кадровой деятельности (своевременное внесение записей) учета ТК, приказов, приема, увольнения, отпусков, больничных, трудовых договоров+ДС; - Подготовка и печать внутренних приказов организации ; - Ведение (заполнение) табеля учета отработанного времени сотрудниками офиса/гаража/склада; - Подготовка кадровых документов по требованиям контролирующих органов (ФНС, ФМС, ФСС и проч.); - Подача уведомлений (документов) по ЭДО в УФМС через портал Госуслуги о заключении или расторжении трудовых договоров с иностранными гражданами, о продлении регистрации; - Получение готовых документов в МФЦ. 3. Помощник диспетчера: - Подготовка и печать путевых листов; - Подготовка (сбор с водителей, проверка наличия ПЛ и чеков) и передача отработанных путевых листов и транзакционного отчета из личного кабинета Ликард диспетчеру; - Контроль баланса топливных карт на Лукойл и транспондеров на сайте Автодор. - Проверка задолженностей проезда по ЦКАД на сайте Авторор и штрафов ГИБДД через Госуслуги. - Контроль и своевременный заказ на замену бортовых устройств, тахографов. Подготовка машиночитаемых доверенностей. - Котроль и заказ страховых полисов, пропусков на МКАД для автотранспорта компании. - Сбор пакета документов для постановки ТС на учет в ГАИ. 4. Специалист по пожарной профилактике. |